365Werk & Thuisbezorgd: personeel opschalen met slimme onboarding
De uitdaging: personeel opschalen zonder grip te verliezen
Een groot aantal nieuw aangenomen bezorgers van Thuisbezorgd verscheen niet op de eerste werkdag. Het bestaande onboardingproces was complex en versnipperd. Kandidaten moesten verschillende stappen doorlopen, waardoor onderweg veel afhaakmomenten ontstonden.
Dat zorgde voor oplopende recruitmentkosten en maakte een betrouwbare en efficiënte personeelsplanning steeds lastiger. Voor een organisatie die grote aantallen medewerkers nodig heeft, vormt dat een directe belemmering om personeel op te schalen.
Thuisbezorgd zocht daarom naar een oplossing waarmee nieuwe bezorgers sneller konden starten en waarmee het proces tegelijkertijd klaar was voor verdere groei.
Een toekomstbestendig onboardingproces
Om personeel op grote schaal te kunnen onboarden, moest ook de techniek meegroeien. Thuisbezorgd had behoefte aan een betere integratie tussen interne systemen en een gestroomlijnde onboarding waarmee nieuwe bezorgers eenvoudig en foutloos geactiveerd konden worden.
Vanuit 365Werk keken we daarom verder dan alleen de afzonderlijke stappen. We brachten het volledige proces in kaart, haalden onnodige handelingen weg en automatiseerden waar dat mogelijk was.
Zo ontstond een schaalbaar systeem dat grote aantallen kandidaten aankan zonder dat dit ten koste gaat van gebruiksgemak of grip.
De resultaten
In slechts 2,5 maand stond het nieuwe proces live. Binnen 9 maanden werden ruim 8.500 nieuwe bezorgers succesvol geonboard, met een snelste onboardingtijd van slechts 12 minuten. De conversie steeg daarbij van 55% naar 73%, wat leidde tot een besparing van 5376 onboardingen per jaar op recruitment en handmatige handeling.
1818 kandidaten
Doorlopen de onboarding per maand
1000 bezorgers
Starten per maand
72 uren
Gemiddelde onboardingstijd
1370 kandidaten
Doorlopen de onboarding per maand
1000 bezorgers
Starten per maand
+18%
Conversie
35 uren
Gemiddelde onboardingstijd
-50%
Reductie
5376 onboardingen
per jaar bespaard
160 nationaliteiten
Wetgeving-proof onboarden
De verbetering stopte niet zodra een bezorger aan de slag ging. Ook processen rondom contractverlengingen, wijzigingen en uitstroom werden onderdeel van de geautomatiseerde flow. Hierdoor ontstond één schaalbare werkwijze die verschillende momenten in het dienstverband ondersteunt.
Thuisbezorgd houdt grip op het proces, terwijl bezorgers sneller door de benodigde stappen gaan. Ook de kostprijs is volledig transparant. Thuisbezorgd ziet waarvoor wordt betaald, profiteert van een besparing op het tarief en houdt inzicht in de kosten.
Implementatie
365Werk dacht niet alleen mee over de inrichting van het proces. We namen ook het voortouw bij het ontwikkelen en implementeren van slimme oplossingen. Het uitgangspunt was eenvoudig: iedere stap die slimmer, sneller of automatisch kon, namen we onder de loep.
Slimme automatisering via Salesforce
Een belangrijke stap was de integratie met Salesforce. Hierdoor werden de uitwisseling van gegevens en de communicatie tussen verschillende teams en systemen eenvoudiger.
Daarnaast ontwikkelden we een geautomatiseerd onboardingproces via WhatsApp. Nieuwe bezorgers worden daarmee snel door de verschillende stappen van hun indiensttreding geleid. Van het aanleveren van documenten tot het inplannen van de eerste werkdag.
Dat maakt onboarding overzichtelijker voor kandidaten en beter schaalbaar voor Thuisbezorgd.
Minder no shows, meer grip op de planning
Door het proces eenvoudiger te maken, nam ook het aantal no shows aanzienlijk af. Nieuwe bezorgers weten sneller wat er van hen wordt verwacht en kunnen de benodigde stappen eenvoudig doorlopen.
Voor Thuisbezorgd betekent dit betrouwbaardere planningen en minder druk op recruitment. Dat is belangrijk wanneer je personeel wilt opschalen en tegelijkertijd controle wilt houden over kwaliteit en processen.
Onboarding in stroomversnelling
Een sneller proces begint niet bij meer stappen, maar juist bij minder. Daarom verwijderden we onnodige onderdelen uit het bestaande proces en automatiseerden we zoveel mogelijk handelingen. Kandidaten hoeven daardoor minder zelf uit te zoeken en Thuisbezorgd hoeft minder handmatig te verwerken.
Berichten via WhatsApp
Zodra een nieuwe bezorger wordt aangemeld, ontvangt deze direct een WhatsApp bericht met een link om zich te registreren. Geen losse mails en versnipperde communicatie, maar één toegankelijk kanaal dat bezorgers dagelijks gebruiken. De communicatie kan bovendien in de gewenste taal plaatsvinden. Zo wordt de onboarding ook bij grote aantallen kandidaten en verschillende nationaliteiten toegankelijk gehouden.
Snelle identificatie
Via ons portaal uploaden bezorgers eenvoudig hun paspoort of identiteitskaart. De documenten worden vervolgens automatisch gecontroleerd op echtheid, inclusief fraude detectie met AI. Hiervoor maken we gebruik van DataChecker, onze partner voor slimme online identiteitsverificatie. Zo combineren we een snelle onboarding met de controles die nodig zijn voor een betrouwbaar proces.
Automatische contracten
Zodra een bezorger de benodigde gegevens heeft ingevuld, wordt automatisch een contract gegenereerd. Daar is geen handmatige tussenkomst voor nodig. De bezorger kan het contract vervolgens direct bekijken en digitaal ondertekenen. Zo verdwijnt onnodig handmatig werk uit het proces en kan een nieuwe medewerker sneller aan de slag.
Zelf keuzes doorgeven
Tijdens de onboarding geven bezorgers zelf hun voorkeuren door. Ze kiezen bijvoorbeeld of ze loonheffingskorting willen toepassen, of het vakantiegeld direct met het loon of eenmalig in mei wordt uitbetaald en of bovenwettelijke vakantiedagen worden uitbetaald. Alles wordt centraal geregeld. Dat geeft bezorgers duidelijkheid over hun eigen keuzes en vermindert tegelijkertijd de hoeveelheid handmatig werk.
Een payroll case waarin schaalbaarheid centraal staat
Deze payroll case laat zien dat personeel opschalen niet alleen draait om meer kandidaten vinden. Juist het proces tussen aannemen en daadwerkelijk starten bepaalt hoeveel medewerkers uiteindelijk inzetbaar zijn.
Door onboarding slimmer in te richten en processen te automatiseren, kan een organisatie groeien zonder dat het aantal handmatige handelingen even hard meegroeit.
Voor Thuisbezorgd betekende dat minder no shows, een hogere conversie, een kortere onboardingstijd en meer grip op grote aantallen nieuwe medewerkers.
Ook personeel opschalen zonder onnodig handmatig werk?
Werk je binnen productie en logistiek met grote aantallen medewerkers? Dan herken je waarschijnlijk hoe snel handmatige processen een rem kunnen zetten op groei.
365Werk kijkt naar het volledige proces. We zoeken waar stappen eenvoudiger kunnen, waar automatisering het verschil maakt en hoe medewerkers sneller klaar kunnen zijn om te starten.
Zo maken we personeel opschalen praktisch, transparant en beheersbaar.