De uitdaging
Een groot aantal nieuw aangenomen bezorgers van Thuisbezorgd verscheen niet op hun eerste werkdag. De oorzaak lag in een complex en versnipperd onboardingproces dat voor veel afhaakmomenten zorgde. Dit leidde niet alleen tot oplopende recruitmentkosten, maar maakte het ook steeds moeilijker om een betrouwbare en efficiënte planning te garanderen.
Toekomstbestendig platform
Daarnaast stond Thuisbezorgd voor een bredere uitdaging: het bestaande systeem moest op meerdere vlakken schaalbaarder worden om de groei van het bedrijf te kunnen bijbenen. Er was behoefte aan een naadloze integratie tussen verschillende interne systemen én aan een gestroomlijnde onboarding die nieuwe bezorgers snel, eenvoudig en foutloos kon activeren.
De resultaten
In slechts 2,5 maand stond het nieuwe proces live. Binnen 9 maanden werden ruim 8.500 nieuwe bezorgers succesvol geonboard, met een snelste onboardingtijd van slechts 12 minuten. De conversie steeg daarbij van 55% naar 73%, wat leidde tot een besparing van 5376 onboardingen per jaar op recruitment en handmatige handeling.
1818 kandidaten
Doorlopen de onboarding per maand
1000 bezorgers
Starten per maand
72 uren
Gemiddelde onboardingstijd
1370 kandidaten
Doorlopen de onboarding per maand
1000 bezorgers
Starten per maand
+18%
Conversie
35 uren
Gemiddelde onboardingstijd
-50%
Reductie
5376 onboardingen
per jaar bespaard
160 nationaliteiten
Wetgeving-proof onboarden
Het nieuwe proces is daarmee niet alleen beter geregeld voor Thuisbezorgd, maar ook voor alle kandidaten. Zij ervaren een veel snellere onboarding, waardoor ze eerder aan de slag kunnen. En het bleef niet bij de eerste werkdag: ook processen rondom contractverlengingen, wijzigingen en uitstroom werden opgenomen in de geautomatiseerde flow.
Daarmee ontstond een schaalbaar en toekomstbestendig systeem dat Thuisbezorgd in staat stelt om snel en efficiënt op te schalen, zonder in te leveren op gebruiksgemak of grip. Bovendien is de kostprijs volledig transparant, waardoor Thuisbezorgd exact ziet waarvoor ze betalen, profiteren van een besparing op het tarief en altijd volledig inzicht hebben in de kosten.
Implementatie
Vanuit 365Werk dachten wij niet alleen mee over de inrichting van het proces, maar namen ook het voortouw in het ontwikkelen en implementeren van slimme, schaalbare oplossingen.
Slimme automatisering
Een belangrijke stap was het realiseren van een naadloze integratie met Salesforce. Hierdoor werden gegevensuitwisseling en communicatie tussen verschillende teams en systemen sterk vereenvoudigd. Daarnaast ontwikkelden we een geautomatiseerd onboardingproces via WhatsApp, waarmee nieuwe bezorgers op een laagdrempelige en snelle manier door alle stappen van hun indiensttreding werden geleid. Van het aanleveren van documenten tot het inplannen van hun eerste werkdag.
Minder no-shows
Dankzij deze integraties werd het onboardingproces niet alleen veel efficiënter en gebruiksvriendelijker, maar daalde ook het aantal no-shows aanzienlijk. De planningen werden betrouwbaarder en de druk op recruitment nam voelbaar af. Samen bouwden we aan een schaalbare oplossing die klaar is voor verdere groei.
Onboarding in stroomversnelling
We hebben de onboarding versimpeld door onnodige stappen uit het oude onboardingsproces te halen en zoveel mogelijk te automatiseren.
Berichten via WhatsApp
Om het onboarden van bezorgers soepeler te laten verlopen, hebben we een WhatsApp-automatisering ingericht. Zodra er een nieuwe bezorger wordt aangemeld, ontvangt deze direct een WhatsApp-bericht met een link om zich eenvoudig te registreren. Geen losse mailtjes meer, maar alles snel en overzichtelijk via één kanaal dat ze dagelijks gebruiken in de gewenste taal.
Snelle identificatie
Via ons portaal kunnen bezorgers eenvoudig hun paspoort of ID-kaart uploaden, waarna de documenten automatisch worden gecontroleerd op echtheid (inclusief AI-fraude detectie). Hiervoor maken we gebruik van DataChecker. Onze partner in slimme online identiteitsverificatie. Zo combineren we gebruiksgemak met veiligheid en zorgen we voor een bettrouwbare onboarding.
Automatische contracten
Zodra bezorgers hun gegevens hebben ingevuld, wordt op basis daarvan automatisch een contract gegenereerd. Dit hele proces verloopt zonder handmatige tussenkomst, wat zorgt voor snelheid en foutloosheid. Het contract kan vervolgens direct worden ingezien en digitaal ondertekend. Snel, veilig en volledig geautomatiseerd.
Keuzevrijheid
Tijdens de onboarding geven bezorgers zelf eenvoudig hun voorkeuren door. Zo kiezen ze of ze loonheffingskorting willen toepassen, of vakantiegeld direct met het loon wordt uitbetaald of eenmalig in mei, en of hun bovenwettelijke vakantiedagen worden uitbetaald. Alles centraal geregeld, zodat iedere bezorger grip heeft op zijn eigen arbeidsvoorwaarden.