Inhouse dienstverlening en de voordelen ervan
Dian Luttjeboer
De kracht van inhouse dienstverlening bij PostNL
Stel je voor: wij staan letterlijk op de werkvloer van de opdrachtgever, altijd dichtbij en volledig betrokken. Deze directe aanwezigheid maakt ons niet alleen toegankelijk voor uitzendkrachten en de opdrachtgever, maar stelt ons in staat razendsnel te reageren en flexibel in te spelen op elke situatie. Leiding en toezicht liggen daarentegen weer bij de opdrachtgever zelf. Onze samenwerking met PostNL is iets waar we trots op zijn, en we nemen je graag mee in de wereld van inhouse dienstverlening. Hobie, accountadviseur bij 365Werk, vertelt meer over zijn rol en betrokkenheid op de locaties Kolham, Hoogeveen en Zwolle. Benieuwd hoe de betrokkenheid van inhouse dienstverlening de samenwerking versterkt? Lees snel verder!
Van verloning tot roosterbeheer
Hobie werkt als accountadviseur voor PostNL en is verantwoordelijk voor relatiebeheer, cijfers, sollicitatiegesprekken, evaluaties en poolmanagement. Het team bestaat verder uit een recruiter die nieuwe medewerkers werft en de eerste onboarding verzorgt, en drie HR-medewerkers die het aanspreekpunt zijn voor uitzendkrachten en procesmanagers. Zij regelen contracten, roosters, urenverwerking en evaluatiegesprekken.
Hoe ziet een typische dag eruit?
“Donderdag is een drukke dag voor ons team,” vertelt Hobie. “In de ochtend worden alle laatste dingen voor de verloning geregeld, zoals wijzigingen in verlof en uren. Daarna volgt de uitvraag van het aantal medewerkers voor de week erna, waarop het rooster wordt gebaseerd. Er wordt dan een rooster gemaakt per locatie voor de locaties; Kolham, Hoogeveen en Zwolle.” Hierbij houden ze rekening met uitval, ziekte en medewerkers die verlof willen. Dankzij het persoonlijke contact kennen ze alle uitzendkrachten goed en kunnen ze flexibel inspelen op wensen.
Elke middag wordt de dagplanning voor diezelfde avond en de ochtend erna afgerond. “We kijken dan of er extra mensen nodig zijn of dat er last minute iemand vrij kan krijgen.” Tegelijkertijd wordt gewerkt aan roosters voor de komende weken, met input via laagdrempelig contact, zoals WhatsApp. Daarnaast is het team ook het aanspreekpunt voor procesmanagers. “Ze kunnen bij ons terecht voor vragen, overleg, en natuurlijk een gezellig praatje.”
Korte lijnen geven oplossingen
Inhouse werken draait om meer dan taken uitvoeren; het betekent echt onderdeel zijn van de werkvloer. Door regelmatig aanwezig te zijn, bijvoorbeeld met een rondje door het magazijn, blijf je op de hoogte van wat er speelt. Dit versterkt de band met medewerkers en maakt het makkelijker om snel te schakelen. “Of het nu gaat om een praatje over privézaken of het oplossen van een planningsvraag – onze aanwezigheid maakt het verschil.”
Bij grote uitvragen, waarbij veel geregeld moet worden, zijn korte lijnen essentieel. “Het betekent niet dat we elke dag aanwezig zijn, maar wel dat we precies weten wanneer onze aanwezigheid nodig is. Dit zorgt voor een persoonlijke aanpak en maakt dat iedereen ons makkelijk weet te vinden.”
Met een goede voorbereiding en slim poolmanagement blijven zelfs recorddagen beheersbaar. Door nauwe betrokkenheid en kennis van de werkvloer verlopen piekperiodes soepel. “Soms werken we zelf mee op de werkvloer, zodat we zichtbaar zijn en goed op de hoogte blijven van wat er speelt. We denken snel mee en vinden oplossingen wanneer er tekorten zijn.”
Inhouse dienstverlening versterkt de samenwerking door diepgaande kennis van de organisatie. Het contact met medewerkers is snel en soepel. Hobie en zijn team zijn een aantal dagen per week aanwezig bij PostNL totdat de avondmedewerkers starten. Dit draagt bij aan een goede sfeer op de werkvloer tussen het team en de uitzendkrachten. Wanneer ze niet op locatie aanwezig zijn rond de start van het proces dan zorgen zij voor telefonische bereikbaarheid.
Betrokkenheid en vertrouwen maakt het verschil
“Bij PostNL voelt ons contact niet formeel aan, maar juist collegiaal en ontspannen.” Eén van de procesmanagers van PostNL zegt altijd: “Jullie voelen echt als collega’s” – en dat ziet Hobie als het mooiste compliment. “Besprekingen verlopen vaak in een informele sfeer, waarbij we niet alleen over werk praten, maar ook interesse tonen in elkaars privéleven, van weekendplannen tot vakanties. Dit creëert een sterke band en wederzijds vertrouwen.”
Dit vertrouwen is duidelijk te zien: sommige vacatures worden exclusief aan 365Werk toevertrouwd. Zo zijn we vorig jaar gestart met het werven van pakketbezorgers in Leeuwarden en brievensorteerders in Zwolle en Assen. “Hoewel dit niet inhouse is, gaan we regelmatig langs om te kijken hoe de samenwerking wordt ervaren. Zo blijven we betrokken en versterken we onze relatie met zowel PostNL als de uitzendkrachten.”
Focus op de toekomst
“De samenwerking is zo hecht dat alles direct besproken kan worden, zonder dat er achteraf onduidelijkheden ontstaan. Eventuele knelpunten worden meteen opgelost, waardoor de levering van medewerkers op peil blijft.” Hobie benadrukt hoe prettig hij deze werkwijze vindt en zou het niet anders willen. De combinatie van op locatie werken en de dynamiek die daarbij hoort maakt het voor hem extra waardevol.
Deze directe en transparante werkwijze zorgt ervoor dat zowel de kwaliteit van het werk als de tevredenheid van uitzendkrachten en opdrachtgever hoog blijven. Benieuwd hoe onze inhouse dienstverlening jouw organisatie kan ondersteunen? Neem contact met ons op en ontdek de voordelen!
Lees ook